Lenzuola e divise sono a disposizione di medici e pazienti ogni giorno nei diversi ospedali. Per facilitare la logistica e ottimizzare i tempi, le lavanderie industriali sono generalmente posizionate in un raggio di circa 100 km di distanza dagli ospedali che servono, e lavorano su tre turni giornalieri, 18 ore al giorno, per assicurare alle strutture sanitarie materiale sempre pulito, lavato e stirato. Ma cosa succede all’interno degli ospedali? Come avviene la distribuzione ai singoli reparti?

Fino a circa 60 anni fa, gli ospedali gestivano autonomamente il servizio di lavanderia, tramite lavanderie interne e personale dedicato a questo tipo di attività. Dalla fine degli anni ’80 in poi, si è assistito a un deciso passaggio verso l’esternalizzazione e, ad oggi, sono pochissimi gli ospedali sul territorio italiano che hanno mantenuto una gestione autonoma del servizio.

Fra i motivi che hanno portato all’esternalizzazione del servizio di lavanolo da parte delle strutture ospedaliere ci sono senz’altro sicurezza e qualità del servizio. In passato accadeva spesso, infatti, che negli ospedali mancasse la corretta suddivisione degli spazi e ci fosse molta promiscuità fra le aree di sporco e pulito, oltre a macchinari spesso obsoleti e personale non adeguatamente formato.

L’esternalizzazione ha portato vari vantaggi, primo fra tutti un servizio all’avanguardia, di qualità e ad alta efficienza, ma anche il recupero di ampi spazi nei padiglioni ospedalieri e di personale, che poteva essere occupato in attività più core.

Annesso alla lavanderia, esisteva già un piccolo spazio per le attività di preparazione, allestimento e distribuzione della biancheria, così come per la presa taglie. Con l’outsourcing del servizio, la lavanderia esce dalle mura ospedaliere, ma questo spazio viene mantenuto ancora oggi: è il guardaroba.

I guardaroba rappresentano di fatto l’ultimo miglio del servizio di lavanolo, sono l’anello di congiunzione di tutta la catena. Il personale del guardaroba raccoglie il materiale sporco dai diversi reparti dell’ospedale e lo carica sui camion che lo portano agli stabilimenti di lavanderia. Allo stesso modo, il materiale pulito e pronto per tornare in ospedale viene caricato su speciali roller e trasportato.

All’interno dei roller i materiali che servono per “vestire” il posto letto viaggiano divisi per tipologia: materassi, lenzuola, traverse, ecc.

Le attività che svolge un guardaroba sono:

• raccolta della biancheria sporca (piana e confezionata) e invio agli stabilimenti di lavanderia;
• distribuzione della biancheria pulita ai diversi reparti;
• attività di presa taglia;
• gestione della materasseria;
• gestione richieste reparti;
• monitoraggio dei consumi (report giornalieri) e controllo qualità in accordo con l’ente.

Oltre a questo, il guardaroba si occupa anche della gestione della biancheria:

•  del personale dedicato alle emergenze (118), che viene gestito nominalmente ma viene distribuito esattamente come il resto del materiale;
• dei servizi di portierato e rappresentanza;
• del servizio territoriale (ad esempio di chi fa assistenza domiciliare).

Nel corso degli anni, la gestione dei guardaroba si è evoluta in modo molto rapido e significativo, passando da una distribuzione manuale di lenzuola e divise, alla distribuzione automatica delle divise, che permette un servizio più preciso, veloce e efficiente.

Il personale sanitario ha a disposizione un certo numero di divise (casacche e pantaloni), che sono poste all’interno di distributori automatici: con un badge è possibile restituire un capo sporco e ritirarne immediatamente uno pulito.

Ogni operatore ha a disposizione un numero di crediti predefinito e può prelevare più capi nel corso della giornata. I crediti si riaggiornano ogni volta che viene restituito un capo sporco.

Nella maggior parte degli ospedali italiani, la distribuzione ai reparti viene fatta manualmente. Gli operatori dei guardaroba preparano le dotazioni di reparto e posizionano il materiale all’interno di specifici carrelli, che poi vengono portati all’ingresso di ciascun reparto. La consegna del pulito avviene generalmente una volta al giorno.

In alcuni ospedali più all’avanguardia, sono stati introdotti dei sistemi di logistica automatizzata che prevedono l’uso di cart filoguidati, in grado di trasportare su percorsi stabiliti pesi e volumi differenti, a seconda delle diverse esigenze.

Alla base dell’evoluzione del servizio di guardaroba, c’è senza dubbio l’introduzione dei tag RFID sui capi e sulle lenzuola, che permettono di tracciare i materiali in ogni momento, lungo tutto il processo di ripristino.

Durante tutto il ciclo di processo, i materiali vengono letti da particolari antenne, che ne tracciano la movimentazione dal momento in cui lo sporco sale sul camion, fino alla riconsegna del pulito presso il reparto.

La tracciabilità, oltre a settare standard di sicurezza molto più alti, ha permesso anche di rilevare e monitorare costantemente i consumi effettivi di ospedali e singoli reparti. In questo modo, è possibile essere più precisi nelle quantità di biancheria in dotazione a ciascuna struttura e valutare azioni correttive, nel caso in cui si presentassero consumi eccessivi di certi materiali rispetto ad altri.

Quando si acquisisce un cliente, per prima cosa è necessario stimarne le necessità: per gestire in modo fluente il ciclo produttivo, senza rischiare mancanze, verrà assegnata una quantità di materiale che di norma è superiore a quella effettivamente in uso.

L’introduzione dei tag permette quindi di considerare non tanto il numero di letti, ma l’effettivo utilizzo di biancheria. Di fatto, il cliente si trova ad avere una sorta di “conto corrente” di reparto e avrà disponibilità di materiale pulito in base al consumo: alla lettura del materiale sporco, il sistema di tracciabilità darà immediatamente come disponibile la stessa quantità e tipologia di biancheria pulita.

Oltre a evidenti vantaggi dal punto di vista dell’efficienza del servizio, la distribuzione automatica dei materiali e una logistica focalizzata, possono influire in modo determinante sui temi di sostenibilità ambientale.

La tecnologia ha permesso di stimare e programmare in modo corretto la logistica, in particolare sui quantitativi della biancheria piana. Grazie all’introduzione dei tag è possibile programmare con anticipo i trasporti e ottenere tutte quelle informazioni che permettono di garantire un servizio preciso e efficiente.  Nell’interesse degli operatori sanitari e del paziente.